Ein führender Energie- und Versorgungsanbieter in Europa mit über 5.000 Mitarbeitenden und Hunderten von parallelen IT- und Infrastrukturprojekten stand unter wachsendem Druck, Geschäftsergebnisse schneller zu liefern.
Projektverzögerungen waren häufig.
Die Transparenz über das gesamte Portfolio war begrenzt.
Und Engpässe bei den Ressourcen verhinderten regelmäßig die termingerechte Inbetriebnahme.
Mit voneinander isolierten Ausführungsmethoden und fehlender zentraler Steuerung hatte das Project Management Office (PMO) Schwierigkeiten, die Ausrichtung zwischen Strategie, Finanzierung und Umsetzung aufrechtzuerhalten. Moch.IT wurde beauftragt, ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM) zu implementieren, um die Projektlandschaft des Unternehmens zu vereinheitlichen, die Umsetzung zu optimieren und die Go-Live-Zeiten deutlich zu verkürzen.
Die Herausforderung
Fragmentierte Projektausführung: Jede Geschäftseinheit führte Projekte mit unterschiedlichen Tools und ohne standardisierte Governance durch. Es gab keinen unternehmensweiten Projektantragsprozess, keine einheitliche Meilensteinverfolgung und keine zentrale Fortschrittskontrolle.
Mangelnde Portfolio-Transparenz: Das Management konnte nicht erkennen, welche Projekte im Zeitplan lagen, über dem Budget waren oder nicht mit den strategischen Zielen übereinstimmten. Dies führte zu verzögerten Entscheidungen und schlechter Priorisierung.
Verzögerte Go-Lives: Projekte wurden häufig verschoben, aufgrund verpasster Abhängigkeiten, manueller Meilensteinverwaltung und unklarer Ressourcenzuteilung.
Ineffiziente Ressourcenplanung: Ohne zentralisierte Ressourcenübersicht waren einige Teams überlastet, während andere unterausgelastet waren. Die Talentverteilung erfolgte reaktiv statt strategisch.
Getrennte Tools & Reporting: Wichtige Projektdaten waren über Tabellen, E-Mail-Verläufe und verschiedene nicht verbundene Tools verstreut — was eine präzise Berichterstattung nahezu unmöglich machte.
Kundenprofil
Branche:
Energie & Versorgungswirtschaft
Unternehmensgröße:
5.000+ Mitarbeitende
Standort:
Europa
Leistungen von Moch.IT:
ServiceNow-SPM-Implementierung, Automatisierung von PMO-Workflows, Dashboard-Konfiguration
ServiceNow Produkte:
Strategic Portfolio Management (SPM), CMDB, Performance Analytics, Demand Management
Lösung durch Moch.IT
Moch.IT implementierte ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM), um unternehmensweite Governance für alle Projektarten bereitzustellen. Die Lösung ermöglichte es der Organisation, den Projektantragsprozess zu vereinheitlichen, Finanzierungen zu priorisieren, Meilensteine automatisch zu steuern und die Leistungsüberwachung zu zentralisieren.
Wichtige implementierte Module
Demand Management & Intake
Ein einheitlicher Antragsprozess wurde konfiguriert, um alle eingehenden Projektideen zu erfassen, zu bewerten und zu priorisieren. Jeder Antrag wurde mit Geschäftszielen, Kostenschätzungen und potenziellem ROI verknüpft.
Zentraler Projektarbeitsbereich
Moch.IT konfigurierte individuelle Vorlagen und automatisierte Workflows, um konsistente Projektplanung, verbindliche Meilensteine und durchgängige Terminverfolgung sicherzustellen.
Integration des Ressourcenmanagements
Verfügbarkeit und Zuteilung von Ressourcen wurden digitalisiert, sodass Manager Rollen basierend auf Kapazität, Qualifikationen und Projektkritikalität zuweisen konnten. Dadurch wurden Verzögerungen durch Personalmangel minimiert.
Executive Dashboards (Performance Analytics)
Echtzeit-Dashboards gaben der Führungsebene vollständige Transparenz zu Projektstatus, Risiken, Abhängigkeiten sowie Ist- vs. Planwerten.
CMDB-Integration
Projekte wurden mit relevanten Assets und Services in der CMDB verknüpft, was Abhängigkeitsanalysen, Risikobewertungen und Impact-Analysen für infrastrukturbezogene Projekte ermöglichte.
Ergebnisse
- 65 % schnellere Time-to-Go-Live: Automatisierte Meilenstein-Workflows und zentrale Transparenz führten zu erheblichen Verbesserungen bei der termingerechten Projektauslieferung.
- 80 % bessere Führungstransparenz: Die Unternehmensleitung verfügt nun über Echtzeit-Transparenz im Projektportfolio, was Governance, Agilität und Finanzierungsentscheidungen verbessert.
- 50 % Reduzierung des administrativen Aufwands im PMO: Standardisierte Vorlagen und automatisierte Workflows reduzierten den manuellen Aufwand für Berichte und Koordination.
- Effizientere Ressourcenzuteilung: Intelligente Kapazitätsplanungs-Tools ermöglichten eine bessere Verteilung der Arbeitslast, was die Effektivität der Teams steigerte.
- Besseres Risiko- und Abhängigkeitsmanagement: CMDB-basierte Beziehungen halfen, projektrelevante Risiken proaktiv zu erkennen und späte Überraschungen zu vermeiden.
Vorher
- Projekte verstreut über unterschiedliche, nicht verbundene Tools
- Keine standardisierte Methode für Intake, Priorisierung oder Finanzierung
- Manuelle Meilensteinverfolgung und Berichterstattung
- Häufige Verzögerungen bei der Projektdurchführung und Go-Live-Bereitschaft
Nachher
- Einheitlicher Intake-, Planungs- und Ausführungsprozess durch SPM
- Automatisierte Meilenstein-Workflows mit Benachrichtigungen und Eskalationen
- Echtzeit-Dashboards für Portfolio-Gesundheit und Projektverfolgung
- Zentrale Ressourcentransparenz und ausgewogene Arbeitslastverteilung
- Deutliche Reduzierung von Go-Live-Verzögerungen und Ausführungsproblemen
Fazit
Die Implementierung von ServiceNow SPM durch Moch.IT half diesem führenden Versorgungsunternehmen, sich von einer reaktiven, fragmentierten Projektausführung hin zu einem strategischen, zentralisierten und ergebnisorientierten Portfoliomodell zu entwickeln.
Durch die Ausrichtung der Projektausführung an den Unternehmenszielen und die Bereitstellung von Echtzeiteinblicken in der gesamten Organisation ermöglichte Moch.IT dem PMO des Kunden, Go-Lives zu beschleunigen, Verzögerungen zu reduzieren und das Vertrauen der Stakeholder zu stärken.